Чтобы новый работник делал так же хорошо, как вы, нужно записать, как вы делаете то, что уже работает: одним правилом в одну строку, с причиной и отметкой «сделано», которую вы видите сразу. Не инструкцию на сорок страниц и не контроль за спиной. Тогда, если сильный человек уходит, то, как он работал, остаётся в бизнесе. Ниже разберём это на кофейне из восьми человек.
Ушёл человек, на котором держалась смена
Знакомая картина. В кофейне был человек, на котором держалось утро. Кофе всегда одинаковый, витрина полная к открытию, к каждому кофе предлагает выпечку, молоко никогда не кончается. Потом этот человек уходит.
Через две недели кофе то кислый, то горький. В восемь утра витрина полупустая. Во вторник заканчивается овсяное молоко. Выпечку к кофе теперь берёт каждый десятый гость. Раньше брал каждый третий.
Владелец снова встаёт за стойку, чтобы показать, как надо. И понимает, что всё, что знал ушедший человек, было у него в голове. Записано не было ничего.
Почему контроль за спиной не помогает
Первое, что хочется сделать, это контролировать: стоять рядом, проверять, поправлять. Пока вы рядом, всё правильно. Стоит уйти, всё возвращается.
Контроль держится на вас. Если вы постоянно проверяете, вы снова работаете в смене, и на сам бизнес времени не остаётся. А «я же объяснял» значит, что объяснение живёт в голове одного человека и уходит вместе с ним.
Инструкция на сорок страниц тоже не помогает. Её прочитают один раз в первый день и больше не откроют. Через месяц жизнь меняется, а текст остаётся прежним.
Что такое правило работы
Правило работы это одна строка о том, как у вас делают одну вещь, и почему именно так. Плюс отметка, по которой видно, что сегодня это сделано.
До 7:15 калибровка эспрессо: 18 г кофе, 36 г в чашке, пролив 25–30 секунд
- Зачем
- Первая чашка дня такая же, как сотая
- Как видно, что сделано
- Отметка в журнале смены
Витрина выпечки полная к 7:30
- Зачем
- Пустая витрина в утренний пик это потерянная продажа
- Как видно, что сделано
- Отметка утренней смены
Молоко ниже 60 литров, зерно ниже 25 кг: заказ в тот же день
- Зачем
- Пустая позиция в меню хуже лишнего литра
- Как видно, что сделано
- Отметка закупки
Поставщик поднял цену больше чем на 5 %: сообщить владельцу в тот же день
- Зачем
- Себестоимость не растёт молча
- Как видно, что сделано
- Сообщение владельцу
Новый человек в первый день читает семь правил своей смены. Каждое понятно без объяснений, у каждого есть причина. И владелец видит, что из этого сегодня выполнено, без звонков и проверок.
Откуда берутся правила
Правила не придумывают за вечер из головы. Двадцать правил, написанных в один день, не выполнит никто.
Правило появляется, когда что-то уже сработало. Человек, на котором держалось утро, заполнял витрину к 7:30, и выпечку брали чаще. Это стоит записать. Владелец заметил, что поставщик молча поднял цену, и себестоимость поползла вверх. Это тоже стоит записать.
Одно сработавшее, одна строка, одна отметка. Правила копятся постепенно, и каждое стоит денег, потому что держит то, что уже приносит результат.
Сколько стоит правило, которое ушло вместе с человеком
Вернёмся к выпечке. В статье про средний чек в кофейне мы посчитали: если выпечку к утреннему кофе берёт каждый третий гость вместо каждого десятого, это 874 € в месяц без новых гостей.
Пока предлагать выпечку умел только один человек, эти деньги держались на нём. Ушёл человек, и вместе с ним 874 € в месяц. Записанное правило «к каждому кофе выпечка одной фразой» с цифрой на экране смены держит их, кто бы ни стоял за стойкой.
Как это выглядит в пульте
На картинке в начале статьи пульт кофейни из восьми человек. Слева экран владельца: у управляющего, бариста и закупки свои экраны, и сразу видно, сколько у кого в норме. Например, правила смены выполнены на 3 из 7, правила закупки на 2 из 5. Справа экран закупки: правила этой недели, которые человек отмечает сам, а владелец видит отметку сразу.
Это демо, кофейня в нём придумана, числа для примера. Его можно открыть и полистать.
Как записать первые правила
- Выберите одну смену или один участок: утро за стойкой, закупку, приёмку заказов.
- Вспомните, что у вас или у лучшего человека там получается хорошо. Не всё, только то, что приносит деньги или бережёт их.
- Запишите каждое одной строкой: что делаем, к какому времени или при каком условии.
- К каждому добавьте причину одной фразой. Без причины правило выполняют, пока вы смотрите.
- Решите, как будет видно, что сегодня сделано: отметка, запись, сообщение.
С каких правил начать у вас, чтобы они держали больше всего денег, зависит от того, где в бизнесе сейчас теряются деньги. Это видно только по вашим цифрам, и об этом стоит поговорить на встрече.
Одно дело на эту неделю
Запишите три правила для одного участка по шагам выше. Повесьте их там, где работают люди, или отправьте в общий чат. Неделю просите отмечать каждое.
В пятницу посмотрите, какие правила выполняли, а какие нет. Невыполненное правило тоже даёт ответ: или причина непонятна, или правило неудобно, и его стоит переписать.
Правила работы, которые держатся без вас, это одна из пяти частей системы, которую мы ставим в бизнес в X Focus. Из чего состоят остальные, разобрано в статье «Как построить систему в бизнесе».
Коротко
- Контроль за спиной держится на вас. Стоит уйти, и всё возвращается.
- Правило работы это одна строка: что делаем, почему и как видно, что сделано.
- Правила берутся из того, что уже сработало, по одному.
- В примере кофейни одно ушедшее вместе с человеком правило стоило 874 € в месяц.
- Новый человек в первый день читает семь правил своей смены. Сорок страниц инструкций не нужны.
