Приложение об обработке персональных данных

Зачем этот документ и почему он короткий по смыслу

Приложение является неотъемлемой частью договора-оферты и принимается тем же действием. Отдельного подписания не требуется.

Оно применяется только к данным третьих лиц, которые вы нам передаёте — прежде всего к записям разговоров и их расшифровкам. Обработка ваших собственных данных (учётная запись, оплаты, ваши обращения) описана в Политике конфиденциальности: там мы действуем как самостоятельный контролёр, а не как обработчик, и это разные роли с разными обязанностями.

1. Роли и предмет

1.1. В отношении персональных данных лиц, содержащихся в загружаемых вами материалах, вы являетесь контролёром, а мы — обработчиком в значении ст. 4(8) и ст. 28 GDPR.

1.2. Предмет обработки: (а) расшифровка аудио- и видеозаписей, извлечение из расшифровок дословных фрагментов, их классификация и связывание с элементами базы знаний вашего бизнеса; (б) сбор отзывов у приглашённых вами лиц — получение и хранение указанных ими данных, проведение диалога с помощью языковой модели, подготовка текста отзыва и его публикация в объёме, который он разрешил.

1.3. Характер и цель: оказание вам услуг по договору-оферте. Иных целей у обработки нет.

1.4. Длительность: на срок действия вашей учётной записи и в пределах сроков хранения, установленных разделом 8.

1.5. Категории данных: аудио- и видеозаписи; дословная речь; голос; сведения, добровольно сообщённые участниками разговора в ходе беседы. Если вы пользуетесь сбором отзывов — также имя, фамилия, адрес электронной почты и род занятий приглашённого вами человека, текст его ответов и диалога, а также выбранный им объём публикации, отметки согласия и версии текстов, которые он подтвердил. Честная оговорка: мы не собираем намеренно специальные категории данных (здоровье, убеждения и т. п.), но собеседник может упомянуть такие сведения в свободном разговоре. Полностью исключить это технически невозможно. Вы как контролёр должны это учитывать при выборе тем разговора.

1.6. Категории субъектов: ваши собеседники — клиенты, потенциальные клиенты и иные лица, с которыми вы ведёте разговоры, а также приглашённые вами респонденты, оставляющие отзыв.

2. Ваши обязанности как контролёра

2.1. Вы обеспечиваете наличие правового основания для обработки данных ваших собеседников и несёте за это ответственность. Мы с вашими собеседниками не контактируем и основание за вас обеспечить не можем.

2.2. Вы подтверждаете перед загрузкой каждой записи, что собеседник предупреждён о записи разговора и о том, что запись будет расшифрована сервисом-подрядчиком. Момент подтверждения и версия формулировки фиксируются в системе.

2.3. Вы информируете субъектов данных в объёме, требуемом ст. 13–14 GDPR, и отвечаете на их обращения. Мы оказываем вам содействие в порядке раздела 6.

2.4. Вы не загружаете материалы, для обработки которых у вас нет прав, и материалы, обработка которых нам запрещена законом.

3. Наши обязанности как обработчика

3.1. Обработка только по вашим указаниям. Документированными указаниями считаются настоящее приложение, договор-оферта и действия, совершаемые вами в интерфейсе сервиса. Мы не обрабатываем данные в собственных целях. Если требование права ЕС или Чешской Республики обяжет нас к иной обработке, мы сообщим вам об этом до её начала, если только само это право не запрещает такое уведомление.

3.2. Уведомление о неправомерном указании. Если, по нашему мнению, ваше указание нарушает GDPR, мы незамедлительно вас об этом информируем.

3.3. Конфиденциальность. Доступ к данным имеют только лица, обязавшиеся соблюдать конфиденциальность.

3.4. Меры безопасности (ст. 32). Перечисляем конкретно, а не общими словами — по фактической конструкции системы:

• запросы, приходящие из браузера, изолированы на уровне строк (RLS): такой запрос не может получить данные другого пользователя. Серверная служебная роль, от имени которой работает само приложение, ограничения RLS обходит по своему назначению — поэтому её операции дополнительно ограничены проверками владельца и области данных на стороне сервера. Мы регулярно проверяем действенность этих мер;
• медиафайлы хранятся в приватном хранилище; загрузка и чтение — только по короткоживущим подписанным ссылкам;
• медиафайл удаляется сразу после расшифровки; при технической неудаче удаление автоматически повторяется при следующей проверке очереди (раз в минуту). Загруженный файл, для которого расшифровка так и не была запущена, удаляется по обращению; автоматический предельный срок для таких загрузок вводится отдельно;
• имя собеседника не запрашивается отдельным полем, в служебных данных используется псевдоним; при этом расшифровка дословная, и произнесённые вслух имена и иные сведения в ней сохраняются;
• расшифровка защищена от изменения на уровне базы данных (триггер неизменяемости), что исключает незаметную подмену содержания;
• передача данных — по защищённым каналам;
• после получения текста сервис отправляет провайдеру расшифровки запрос на удаление задачи на его стороне и отмечает это в записи о задаче; при технической неудаче запрос не повторяется автоматически — такие случаи разбираются по обращению;
• служебные функции доступа к данным закрыты от клиентских ролей и вызываются только сервером.

3.5. Мы не используем ваши материалы и данные ваших собеседников для обучения моделей искусственного интеллекта.

4. Суб-процессоры

4.1. Вы даёте общее разрешение на привлечение суб-процессоров. Действующий перечень для обработки, описанной в разделе 1:

Про два «применяется автоматически». Ст. 28(9) GDPR требует договора «в письменной форме, в том числе в электронной». Включение DPA в принятые условия по ссылке этому требованию отвечает; подписанный экземпляр даёт более сильное доказательство, но не является условием действительности.

Привлечённые нашими обработчиками собственные обработчики являются звеньями той же цепочки. Их перечни ведут сами поставщики и публикуют в своих документах; актуальный состав цепочки по любому из них мы предоставляем по запросу на info@neuromentor.app.

4.2. Изменение состава. О намерении привлечь нового суб-процессора или заменить действующего мы уведомляем вас не менее чем за 30 дней. В течение этого срока вы вправе возразить. При обоснованном возражении, которое мы не можем устранить, вы вправе прекратить договор с возвратом платы за неиспользованный период.

4.3. Мы возлагаем на каждого суб-процессора обязанности, по существу не менее строгие, чем наши по настоящему приложению, и отвечаем перед вами за их действия как за свои.

5. Передачи за пределы ЕЭЗ

5.1. Обработка ведётся преимущественно в Европейском союзе.

5.2. Мы не заявляем, что данные не покидают ЕС: договоры части поставщиков допускают ограниченную обработку вне выбранного региона для эксплуатации, безопасности и поддержки. Утверждать обратное означало бы обещать больше, чем даёт наш договор с поставщиком.

5.3. Для передач за пределы ЕЭЗ применяются стандартные договорные условия Европейской комиссии (Implementing Decision (EU) 2021/914) — по тем поставщикам, с которыми такие условия фактически заключены; актуальный статус отражён в таблице 4.1.

6. Права субъектов данных

6.1. Разделение ответственности, которое нужно понимать. Если к нам напрямую обратится ваш собеседник, мы не исполняем его требование самостоятельно — мы обработчик, а не контролёр его данных. Мы без неоправданной задержки передаём обращение вам и оказываем содействие.

6.2. Содействие. Мы предоставляем технические средства для поиска, выгрузки, исправления и удаления данных конкретного источника, а также сведения, необходимые вам для ответа субъекту.

6.3. Удаление и его честные границы. По вашему требованию мы удаляем загруженный источник и всё производное: расшифровку, извлечённые дословные фрагменты и связи с элементами базы знаний; счётчики подтверждений пересчитываются заново.

Что при этом важно знать и о чём мы не умалчиваем: материалы, ранее сгенерированные на основе базы знаний (тексты стратегии, публикации), могут содержать выводы, сложившиеся в том числе под влиянием удаляемых сведений. Такие материалы обрабатываются отдельно — по обращению мы проверяем их и удаляем либо обезличиваем содержащиеся в них персональные данные. Техническая сложность не является для нас основанием отказать: право на удаление имеет исчерпывающий перечень исключений, и «сложно» в него не входит.

7. Инциденты

7.1. При нарушении безопасности, затрагивающем данные ваших собеседников, мы уведомляем вас без неоправданной задержки после того, как нам стало известно. Порога существенности для этого уведомления не установлено — мы сообщаем о любом таком нарушении.

7.2. Уведомление содержит: характер нарушения, категории и приблизительное число затронутых субъектов и записей, вероятные последствия, принятые и предлагаемые меры.

7.3. Решение об уведомлении надзорного органа и субъектов данных принимаете вы как контролёр; срок 72 часа по ст. 33(1) GDPR относится к вам. Мы предоставляем всю информацию, необходимую для такого решения, включая расчёт охвата по нашей базе данных.

8. Сроки хранения и судьба данных

8.1. Медиафайл: удаляется сразу после расшифровки, при сбое — не позднее 48 часов.

8.2. Расшифровка и извлечённые фрагменты: хранятся, пока действует ваш доступ к сервису, и удаляются по истечении 90 дней после его прекращения — вместе с учётной записью. По вашему указанию мы удаляем их раньше в любой момент.

8.3. При прекращении договора мы по вашему выбору удаляем или возвращаем вам данные, обработанные по настоящему приложению, и удаляем существующие копии — если право ЕС или Чехии не обязывает нас к хранению.

9. Подтверждение соответствия

9.1. По вашему обоснованному запросу мы предоставляем информацию, необходимую для подтверждения соблюдения обязанностей по ст. 28 GDPR: описание мер безопасности, перечень суб-процессоров, сведения о местах обработки.

9.2. Запросы направляются на адрес info@neuromentor.app. Мы отвечаем в разумный срок, но не позднее 30 дней.

9.2а. Мы оказываем вам разумное содействие в исполнении ваших обязанностей по ст. 32–36 GDPR: предоставляем сведения о принятых мерах безопасности, участвуем в оценке инцидентов и по вашему запросу передаём информацию, необходимую для оценки воздействия на защиту данных и предварительной консультации с надзорным органом.

9.3. Вы или назначенный вами независимый аудитор вправе провести проверку соблюдения настоящего Приложения: по общему правилу документарную, а при обоснованной необходимости — с осмотром, по предварительному уведомлению не менее чем за 30 дней, в рабочее время, с соблюдением конфиденциальности и без ущерба для данных других клиентов.

10. Ответственность и заключительные положения

10.1. Вы возмещаете нам прямые документально подтверждённые убытки, возникшие вследствие вашего виновного нарушения настоящего Приложения — в частности, если у вас отсутствовало правовое основание для обработки переданных нам данных либо подтверждение по пункту 2.2 было недостоверным. Возмещение не распространяется на ту часть убытков, которая вызвана нашими действиями или действиями привлечённых нами обработчиков. Императивные нормы об ответственности сторон и права потребителя настоящим пунктом не ограничиваются.

10.2. Приложение действует, пока действует договор-оферта, и прекращается вместе с ним, за исключением положений, которые по своему характеру должны действовать после прекращения.

10.3. Приложение принимается тем же действием, что и договор-оферта. Дата и версия принятия фиксируются.

10.4. При расхождении между настоящим приложением и договором-офертой в части обработки персональных данных третьих лиц преимущество имеет настоящее приложение.